Hoe organiseer je een evenement?

Een evenement organiseren kan een hele uitdaging zijn, maar met de juiste aanpak kan het natuurlijk ook heel leuk zijn. Daarom geven wij je een aantal belangrijke tips om een onvergetelijk evenement neer te zetten.

Planning

Bedenk, afhankelijk van wat voor evenement je wil organiseren, hoever je van te voren begint met voorbereiden. Organiseer je een bedrijfsevenement, een buurtfeest of bijvoorbeeld een PR stunt? Komen er alleen genodigden of kan iedereen komen? Neem voor een groot evenement minimaal 6 maanden ter voorbereiding, en voor een kleiner evenement minimaal 3 maanden. Houd bij het kiezen van een datum voor je evenement rekening met bijvoorbeeld het seizoen, vakantieperiodes, feestdagen en grote andere evenement zoals bijvoorbeeld het WK.

Begin met een duidelijke planning. Maak voor jezelf een duidelijke tijdlijn waarin je alle voorbereidingen plant. Ook is het belangrijk om van te voren je doel vast te stellen. Wat wil je bereiken met het evenement? Op basis daarvan kun je bepalen welke en hoeveel mensen je uitnodigt. Wanneer je je doelgroep hebt bepaald, kijk dan goed naar wat er bij hen leeft. Maak het voor je doelgroep zo aantrekkelijk mogelijk om naar jouw evenement te komen. Daarnaast kun je je doelstelling natuurlijk ook gebruiken bij het bedenken van een titel voor je evenement. Kies iets dat hierop aansluit en dat bij jouw of bijvoorbeeld je bedrijf of vereniging past.

Locatie

Zoek een locatie die bij je evenement past. Let daarbij niet alleen op de grootte van de locatie, maar ook op de sfeer en de uitstraling. Ook de bereikbaarheid kan belangrijk zijn voor je doelgroep! Is het goed te bereiken met zowel de auto als het openbaar vervoer? En is er genoeg parkeergelegenheid? Bezoek verschillende locaties en vergelijk ze goed met elkaar, prijzen kunnen behoorlijk verschillen.

Uitnodiging

Nodig je doelgroep uit via de mail of via de post. Schrijf een uitnodigende tekst en maak gebruik van bijpassende vormgeving. Zorg ervoor dat je uitnodiging goed bij je evenement past. Wees creatief! Daarnaast is het ook verstandig om gebruik te maken van social media. Maak bijvoorbeeld een Facebookevenement aan en post regelmatig over je evenement op verschillende social media. Ben je bereid wat extra te betalen? Denk dan bijvoorbeeld eens aan een advertorial op websites of blogs of aan een winactie waarbij je doelgroep kaarten kan winnen voor jouw evenement.

Tijdens het evenement

Maak een mooi programma voor tijdens je evenement. Zorg ervoor dat bezoekers zich niet hoeven te vervelen. Kies vermaak dat bij hen past, dit geldt zowel voor optredens als voor sprekers en presentaties. Wanneer je een presentator regelt voor tijdens het evenement, bereid hem of haar dan goed voor. Een goede presentator verdiept zich van tevoren goed in het programma. Zorg daarnaast voor afwisseling en bouw ook genoeg momenten in waarin bezoekers bijvoorbeeld even rustig een praatje kunnen maken en kunnen netwerken. Verzorg tijdens deze momenten wat lekkers te drinken en te eten.

Naast de inhoud van je evenement is de uitstraling natuurlijk ook belangrijk. Maak bijvoorbeeld gebruik van versiering, banners, posters en folders. Neem liever teveel dan te weinig, wanneer er veel mensen zijn kan dit namelijk snel wegvallen! Zorg ook dat bezoekers gebruik kunnen maken van WiFi, zodat ze gestimuleerd worden om jouw evenement te delen. Is je evenement groot en openbaar? Maak dan gebruik van een hashtag! Zo kunnen zowel bezoekers van elkaar als jij van de bezoekers ervaringen terug lezen.

Het is belangrijk om tijdens je evenement over goede apparatuur te beschikken. Denk bijvoorbeeld aan geluid, licht en dj-apparatuur. Wij bieden volledige evenementenpakketten aan. Niet alleen de apparatuur, maar ook live entertainment of een drive-in met dj kunnen wij volledig verzorgen. Maak gebruik van onze keuzehulp om te zien welk pakket het beste past bij jouw evenement!

Evalueren

Vergeet na afloop van je evenement niet te evalueren. Wat ging goed, en wat kan beter? Betrek hierin ook de genodigden, zowel de bezoekers als de medewerkers en leveranciers. Verhoog hun waardering en betrokkenheid door ze na je evenement te bedanken met bijvoorbeeld een bedankbrief- of mail.

Heb je hulp nodig bij het organiseren van je evenement? Limmerick licht en geluidverhuur kan je ook helpen om je evenement onvergetelijk te maken!