Naar bij het evenementenbureau. Dit kan je alvast doen!

Gerard van der Vlies
Tue, 11 Feb 2020 15:26:35 +0000
nieuws

Naar het evenementenbureau… Dit kan je alvast doen!
Een evenement organiseren is altijd inspirerend en uitdagend. Als het evenement groter wordt dan je zelf aankunt neem je ongetwijfeld een evenementenbureau in de hand. De eerste kennismakingsafspraak wordt gemaakt. Maar hoe zorg je er nu voor dat je goed voorbereid over de drempel stapt. Deze 7 tips helpen je om het evenementenbureau een optimale briefing te geven:
Tip 1: Stel het doel vast
Is het een informeel evenement om bestaande klanten een onvergetelijke ervaring te geven en hen nog meer aan je merk te binden of moet het evenement een meer formeel karakter hebben omdat je nieuwe klanten voor je wilt winnen? Dit slechts als voorbeeld. Zet het doel vooraf goed met je interne projectteam op papier.
Tip 2: Kijk nog eens even naar je eigen ‘over ons’ pagina
Wat zie je dan? Hebben jullie een zakelijke uitstraling of juist niet. Communiceer je in de U-vorm of schrijf je net zoals ons in de ‘je-stijl’. Zorg ervoor dat je de missie, visie en kernwaarden van je bedrijf meeneemt tijdens het eerste gesprek. Op die manier kan een evenementenbureau veel beter met je meedenken en een goed advies uitbrengen.
Tip 3: Maak een beschrijving van de ideale bezoeker
Als het evenement gaat over het vieren van iemands jubileum, dan is dat wel duidelijk. Maar in de meeste gevallen zal het gaan om het uitnodigen van mensen met een bepaalde functietitel of genodigden die in een specifieke branche werkzaam zijn. In marketingtermen wordt altijd gesproken over de ‘buyer persona’, in dit geval beschrijf je in feite de ‘event persona.’ Door de ideale bezoeker goed vooraf te beschrijven kan je misschien wel samen iets interessants bedenken wat je hem of haar achteraf nog kunt toezenden.
Tip 4: Zorg dat je weet wat je uit kunt geven
Wat is het budget voor het evenement? Het is plezierig als daar tijdens de kennismaking antwoord op gegeven kan worden, bijvoorbeeld door een onder- en bovengrens aan te geven. Sowieso is het raadzaam om altijd een gedeelte van het budget te reserveren als onvoorziene kosten. Je weet immers nooit exact hoeveel mensen naar jouw evenement zullen komen. En als ze allemaal blijven mee-eten…
Tip 5: Neem het wenselijke programma mee
Als je alle deelnemers in één keer bij elkaar hebt tijdens een plenaire sessie dan zal er capaciteit voor het totaal moeten zijn. Zijn er deelsessies? Zo ja, dan zijn er extra ruimtes nodig. Moeten deze ruimtes dan ook voorzien worden van beamers, licht of geluid? Zorg ervoor dat je al een draft van het programma meeneemt wat je ook in de uitnodiging zou laten zien. Beschrijf desgewenst ook wat je in bepaalde ruimtes wilt gaan doen. Waarom? Omdat je ongetwijfeld weleens bij een evenement geweest bent waar het moeizaam was om je te concentreren omdat er een deelsessie naast je was die nogal veel geluid produceerde.
Tip 6: Denk na over een aansprekend thema
Wanneer het thema bekend is kan het evenementenbureau opzoek gaan naar een passende locatie die bij dit thema past en zorgen voor bijpassende aankleding en geluid.
Tip 7: Formuleer wanneer het evenement geslaagd is
Zowel voor jezelf als het evenementenbureau is dat waardevol. Gaat het bijvoorbeeld om het hebben van een bepaald aantal bezoekers, of om het verkrijgen van minimaal tien nieuwe klanten? Formuleer goed meetbare KPI’s die ook achteraf communiceerbaar zijn om er samen van te leren. Zodat je bij succes samen met een evenementenbureau een langdurige relatie aan kunt gaan.
Zin om eens verder te praten?
We doen graag de deur voor je open!