Duurzaam evenement organiseren? 4 trends en tips
Maatschappelijke trends zijn goed om te signaleren, maar wat doe je ermee als je evenementen organiseert? Aangemoedigd door een persoonlijke ervaring kwam ik tot de conclusie dat de wereldwijde trend ‘duurzaamheid’ best eens wat meer beschreven mag worden vanuit de praktijk. Dat het in elke branche ‘anders’ moet dat weten we allang, maar het ‘hoe’ is vaak een uitdagende vraag. Dit zijn daarom vier trends met aanvullende tips om een nog duurzamer evenement te organiseren:
Trend 1: Duurzame(re) evenementen
Wat is dat eigenlijk een duurzaam evenement? Laatst sprak ik iemand van de gemeente Amsterdam die samen met duurzame partijen een evenement wil organiseren. Natuurlijk gaf ik aan graag mee te willen doen, maar gevoelsmatig kwam ik, in eerste instantie, niet veel verder dan dat ik de benodigde energie op een groene manier kon aanbieden. Totdat deze gemeenteambtenaar mij aangaf dat Limmerick in de basis al duurzaam is. “Je verhuurt namelijk, waardoor bedrijven iets niet hoeven te kopen, het slechts eenmalig gebruiken en ongebruikt opslaan”, was haar uitspraak. Huren is daardoor duurzamer dan kopen. Dat zal ik vanaf nu nooit meer vergeten.
Duurzamer zijn kan beginnen bij huren, maar wat zijn nog andere manieren om jouw evenement nog duurzamer te maken? Denk bijvoorbeeld aan geen ballonnen of plastic flessen gebruiken en duurzaam gemaakt verpakkings-, beurs- of standmateriaal. Maar ook aan praktische zaken zoals het inkopen bij lokale partijen, het scheiden van afvalstromen en het gebruiken van groene stroom. Daarnaast is er nog iets waardoor je duurzamer kunt zijn, namelijk door ervoor te zorgen dat je minder inspanning hoeft te leveren om het evenement succesvol te laten zijn. Daarom snel naar de volgende evenement trend:
Trend 2: Personalisatie in optima forma
De eenvoudige gedachte is dat je niets onnodig verspilt als deelnemers precies krijgen wat ze nodig hebben. Waar kun je dan rekening mee houden? Duurzaamheid start al tijdens het uitnodigingstraject. Als je jouw klantdata goed op orde hebt zou je bijvoorbeeld met verschillende uitnodigingsteksten kunnen werken, afhankelijk van de doelgroep. Je hebt dan waarschijnlijk minder uitnodigingen nodig om het evenement vol te krijgen dan dat je gekozen had voor één universele boodschap. Personalisatie kan nog meer bijdragen als het gaat om duurzaamheid. Zeker als je ervoor zorgt dat je de wensen kent van deelnemers betreffende drankjes en eten. Dan hoef je minder weg te gooien. Daarnaast kan personalisatie ook betekenen dat je in plaats van brochures of geprinte programma’s een persoonlijke app aanbiedt waarmee deelnemers hun eigen programma kunnen bepalen. Dat wordt veel meer gewaardeerd dan het verplicht moeten volgen van een vast (en vaak langdurig) programma.
Trend 3: Het gebruiken van spectaculaire technologie
Hoe technologie een bijdrage aan duurzaamheid levert? Ook hier weer een voorbeeld. In plaats van een belangrijke influencer over te laten vliegen als gastspreker kan je hem of haar ook virtueel laten deelnemen als hologram. Ook zal je steeds meer droneshows zien om deelnemers aan evenementen een onbeschrijfelijke ervaring mee te geven. Deze droneshow in Shanghai heb je wellicht al gezien. Ook bij dergelijke tech evenementen verzorgen we natuurlijk graag een knallende of spetterende technische bijdrage.
Trend 4: De toenemende kracht van sociale media en interactieve platformen
Om evenementen te organiseren, die steeds duurzamer worden, is het van belang om vooraf, tijdens en achteraf de mening van deelnemers te kennen. Vanuit deze feedback kan je een volgende keer bijvoorbeeld kiezen voor een locatie met een betere bereikbaarheid door middel van het openbaar vervoer. Daarnaast blijkt dat het plaatsen van jouw evenement als Facebook of LinkedIn bericht een veel hogere CTR (Click-Through-Ratio) geeft dan bijvoorbeeld het uitnodigen via een geprinte of elektronische mail. Vergeet sociale media dus nooit om jouw evenementen eerder vol te krijgen.
Ben je ook voorstander van meer duurzamere evenementen?
Schroom niet om deze blog zo veel mogelijk via sociale media te delen, want alles rondom duurzaamheid heeft te maken met bewustwording. Net zoals ik dat zelf ook van de gemeenteambtenaar geleerd heb. Waarvoor dank!
Meer weten? Neem hier contact met mij op.
Gerard van der Vlies – Limmerick
